Powodzenie procedury zwrotu podatku VAT i akcyzy za paliwo zależy od wielu skomplikowanych czynności. Zbieranie faktur, przechowywanie niezbędnych dokumentów, wypełnianie wniosków, kontakt z urzędami, również tymi za granicą – wszystko to może przyprawiać o zawrót głowy. Wiedzą o tym doskonale właściciele firm z branży TSL, które działają na rynkach międzynarodowych. Istnieje jednak rozwiązanie, które można wdrożyć praktycznie w każdej firmie transportowej. Mowa o automatycznym systemie zawiadującym procesami zwrotu podatków.
Czym jest automatyzacja procesu zwrotu podatków?
Automatyzacja obejmuje zbieranie, przetwarzanie, weryfikację oraz przesyłanie niezbędnych dokumentów i informacji do odpowiednich organów podatkowych w różnych krajach. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych systemów informatycznych, takich jak platformy zarządzania podatkami, aplikacje mobilne oraz oprogramowanie do zarządzania danymi, przedsiębiorstwa mogą znacznie usprawnić cały proces.
Procedurę zwrotu VAT-u i akcyzy za paliwo można usprawnić za pomocą automatyzacji na kilka sposobów.
- Korzystanie z kart paliwowych
Karty te nie tylko ułatwiają dokonywanie płatności za paliwo, ale także automatycznie generują i zapisują faktury VAT, które są niezbędne do ubiegania się o zwrot. Wiele z nich jest zintegrowanych z systemami zarządzania flotą, co jednocześnie umożliwia automatyczne rejestrowanie transakcji i przypisywanie ich do odpowiednich pojazdów oraz kierowców.
- Elektroniczna dokumentacja
Dzięki cyfryzacji dokumentów, takich jak faktury, paragony i inne dowody zakupu paliwa, możliwe jest ich szybkie przetwarzanie i przechowywanie w scentralizowanych systemach. Można to osiągnąć stosując specjalne oprogramowanie do skanowania i rozpoznawania tekstu (OCR). Automatycznie przekształca ono papierowe dokumenty w formaty cyfrowe, które następnie mogą być weryfikowane i archiwizowane.
- Platformy do zarządzania zwrotami podatków
Dedykowane platformy do zarządzania zwrotami podatków, takie jak te oferowane przez firmy specjalizujące się w obsłudze zwrotów VAT i akcyzy, umożliwiają kompleksowe zarządzanie całym procesem. W sposób automatyczny zbierają one dane z różnych źródeł, analizują pod kątem zgodności z wymaganiami podatkowymi, a następnie generują i wysyłają odpowiednie wnioski do urzędów.
- Integracja z systemami ERP
Integracja systemów zarządzania zwrotami podatków z systemami ERP (Enterprise Resource Planning) używanymi przez firmy TSL pozwala na automatyczną wymianę danych pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa. Na przykład, informacje o zakupach paliwa mogą być automatycznie przekazywane z działu finansowego do działu zarządzania podatkami, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i minimalizuje ryzyko błędów.
- Automatyczne śledzenie terminów
Systemy automatyzacji mogą być zaprogramowane tak, aby śledzić terminy składania wniosków o zwrot podatków i automatycznie generować przypomnienia oraz powiadomienia dla odpowiednich działów w firmie. Dzięki temu unika się opóźnień, które mogłyby skutkować odmową zwrotu lub nałożeniem kar finansowych.
- Scentralizowane zarządzanie dokumentacją
Tego typu systemy przechowywania dokumentów pozwalają na łatwy dostęp do wszystkich niezbędnych danych i ich szybkie wyszukiwanie. Dzięki temu, w przypadku kontroli podatkowej lub potrzeby przedstawienia dodatkowych informacji, wszystkie dokumenty są łatwo dostępne i w uporządkowany sposób zarchiwizowane.
- Monitorowanie i raportowanie
Automatyzowane systemy mogą również generować szczegółowe raporty dotyczące procesu zwrotu podatków, w tym informacje o zwróconych kwotach, statusie wniosków oraz wszelkich problemach, które wystąpiły w trakcie procedury. W ten sposób firmy mogą lepiej zarządzać swoimi finansami i planować przyszłe działania.
Korzyści z automatyzacji zwrotu VAT i akcyzy
Automatyzacja procesu zwrotu VAT i akcyzy przynosi liczne korzyści przedsiębiorstwom działającym przede wszystkim w branży TSL. Wśród najważniejszych należy wymienić m.in.:
- Oszczędność czasu i zasobów ludzkich
Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego zbierania, weryfikowania i przetwarzania dokumentów, co znacząco redukuje czas potrzebny na przeprowadzenie procedury zwrotu podatków. Pracownicy, którzy wcześniej musieli poświęcać wiele godzin na administracyjne obowiązki, mogą teraz skupić się na innych, bardziej strategicznych zadaniach, co zwiększa efektywność operacyjną firmy.
- Redukcja błędów ludzkich
Automatyczne systemy są mniej podatne na błędy niż manualne procesy (np. powstałe na skutek nieodpowiedniego wypełnienia dokumentów czy złych obliczeń). Dzięki nim można zminimalizować ryzyko kosztownych i czasochłonnych pomyłek.
- Szybszy czas realizacji zwrotów
Dzięki automatyzacji cały proces – od zgromadzenia dokumentów, przez ich weryfikację, aż po złożenie wniosku – przebiega znacznie szybciej. Skutkuje to krótszym czasem oczekiwania na zwrot podatku, co pozytywnie wpływa na płynność finansową firmy.
- Zwiększenie przejrzystości procesu
Systemy automatyzacji oferują narzędzia do monitorowania statusu każdego etapu procesu zwrotu. Przedsiębiorstwa mogą na bieżąco śledzić, na jakim etapie jest ich wniosek. Zwiększa to przejrzystość i pozwala na szybkie reagowanie w przypadku jakichkolwiek problemów czy opóźnień.
- Zgodność z przepisami
Automatyczne systemy są regularnie aktualizowane, aby dostosować się do przepisów podatkowych. Przedsiębiorstwa, które z nich korzystają, mogą być więc pewne, że ich wnioski są zgodne z obowiązującymi regulacjami. Co za tym idzie ryzyko odmowy zwrotu z powodu formalnych nieprawidłowości zostaje praktycznie wyeliminowane.
- Optymalizacja kosztów
Choć wdrożenie automatycznych systemów może wymagać początkowej inwestycji, długoterminowe korzyści finansowe przewyższają te koszty. Automatyzacja pozwala bowiem na znaczące ograniczenie wydatków związanych z pracą administracyjną oraz eliminuje potencjalne straty związane z błędami i opóźnieniami w procesie zwrotu podatków.
- Zwiększenie konkurencyjności
Firmy, które sprawnie zarządzają zwrotami VAT i akcyzy, mają lepszą kontrolę nad swoimi kosztami operacyjnymi. To pozwala im oferować bardziej konkurencyjne ceny usług, co jest szczególnie ważne w branży TSL.
- Poprawa relacji z klientami i partnerami biznesowymi
Sprawne i szybkie uzyskiwanie zwrotów VAT i akcyzy może również poprawić relacje z klientami i partnerami biznesowymi. Większa płynność finansowa pozwala firmie na terminowe regulowanie zobowiązań oraz inwestowanie w rozwój usług, co przekłada się na większe zaufanie i satysfakcję klientów.
- Skalowalność procesu
Automatyczne systemy są łatwo skalowalne, co oznacza, że mogą obsłużyć rosnącą liczbę transakcji i dokumentów bez konieczności znacznego zwiększania zasobów ludzkich. To szczególnie ważne dla firm planujących ekspansję i wzrost działalności.
Jakie technologie wspierają automatyzację zwrotu podatków?
Automatyzacja zwrotu VAT i akcyzy w branży TSL jest możliwa dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii.
Obecnie wiodącą wśród nich jest sztuczna inteligencja (AI) oraz uczenie maszynowe (ML). Za ich pomocą możliwe jest analizowanie ogromnych ilości danych finansowych i dokumentów w celu identyfikacji wzorców i anomalii. Przyspiesza to przetwarzanie wniosków i gromadzenie informacji, a także pozwala na redukcję ludzkich błędów.
Oprócz tego w procesach automatyzacji stosuje się RPA (Robotic Process Automation). Jest to technologia wykorzystująca roboty programowe do powtarzalnych, rutynowych zadań. W ten sposób można w znacznym stopniu przyspieszyć zbieranie, weryfikację i przesyłanie danych czy wypełnianie wniosków. Skraca to czynności administracyjne i zwiększa wydajność operacyjną.
W celu odpowiedniego zabezpieczenia newralgicznych danych w systemach automatycznych stosuje się zdecentralizowaną technologię rozproszonej księgi tzw. blockchain. Pozwala ona na bezpieczne przechowywanie informacji, a zarazem daje transparentność, gdyż każda transakcja podatkowe może być w ramach niej rejestrowana.
Niektóre firmy wdrażające rozwiązania z zakresu automatyzacji sięgają po OCR (Optical Character Recognition). Jest to technologia rozpoznawania znaków optycznych, która umożliwia konwersję tekstu drukowanego lub pisanego ręcznie na format cyfrowy. Stanowi ona ważny krok w digitalizacji dokumentów, a tym samym przyspieszania procesów ich przetwarzania.
W celu zwiększenia potencjału automatyzacji, firmy przechowują większość danych w chmurze. Cloud Computing pozwala na zdalny dostęp do danych, sieci, a nawet oprogramowania z dowolnego miejsca na świecie, mającego połączenie z Internetem. Ułatwia to skalowalność biznesu, redukuje koszty związane z infrastrukturą IT, a także ułatwia korzystanie z informacji zlokalizowanych w różnych miejscach.
Krok po kroku: jak zautomatyzować proces w Twojej firmie?
Automatyzacja zwrotu VAT i akcyzy to skomplikowany proces, który wymaga starannego planowania, wdrożenia odpowiednich narzędzi i technologii oraz zarządzania zmianami w organizacji. Zadania z tego zakresu powinny być realizowane przez wyspecjalizowane podmioty i firmy zewnętrzne. Posiadają one niezbędne know-how, doświadczenie i narzędzia potrzebne do efektywnej implementacji konkretnych i sprawdzonych rozwiązań.
Standardowy proces wdrażania automatycznego systemy zwrotu podatku VAT i akcyzy za paliwo obejmuje:
- Analizę aktualnych procesów
Rozpoczyna ją mapowanie istniejących procesów związanych z obsługą zwrotów VAT i akcyzy. Na tym etapie identyfikowane są wszystkie niezbędne kroki poczynione w celu uzyskania pozytywnej decyzji administracyjnej. Analizie podlega sposób wypełniania dokumentów oraz ilość poświęconej na to pracy.
- Identyfikację obszarów do automatyzacji
Na podstawie analizy uzyskuje się dane, które pozwalają ustalić obszary mogące być zautomatyzowane. Są to zwykle czynności i procesy, które cechują się powtarzalnością i zabierają dużą ilość czasu.
- Wybór technologii automatyzacji
Specjaliści dokonują wyboru konkretnej metody i technologii automatyzacji. Odbywa się to w oparciu o analizę kosztów i korzyści, a także możliwości, jakie ma konkretny dostawca. Odpowiednie technologie są implementowane wraz z oprogramowaniem wspierającym.
- Projektowanie procesów automatyzacji
W oparciu o wybraną technologię projektowane są konkretne procesy. Na tym etapie ustala się nowy schemat pracy oraz integrację wszystkich zespołów/działów w danej firmie. Pod projekt zostaje przygotowana infrastruktura IT. Obejmuje to m.in. konfigurację serwerów, tworzenie miejsc do przechowywania danych czy integrację nowych rozwiązań z obecnymi (zastanymi).
- Implementację i testowanie
Gotowy projekt jest wdrażany. Obejmuje to instalację niezbędnego do obsługi oprogramowania, konfigurację systemu oraz importowanie danych. Po uruchomieniu automatyzacji niezbędne są testy. Sprawdzają one, czy procedury realizowane są zgodnie z założeniami. Testy powinny obejmować zarówno audyty funkcjonalne, jak i wydajnościowe.
- Monitorowanie i optymalizację
Działania firm odpowiedzialnych za wdrożenie systemu automatyzacji nie kończą się wraz z jego uruchomieniem. Większość z nich oferuje opiekę, która obejmuje monitorowanie i optymalizację procedur na bieżąco. Pomaga to w ustaleniu, czy wszystko działa prawidłowo i zgodnie z wymogami zleceniodawcy. W ten sposób zbierane są również dane na temat wydajności i możliwa jest identyfikacja obszarów, które wymagają poprawy. W oparciu o tego typu informacje można rozpocząć prace nad ulepszaniem systemu automatyzacji.
Szukasz wsparcia w sprawie zwrotu podatku VAT i akcyzy za paliwo? Skontaktuj się z nami!
VIALTIS funkcjonuje na rynku od 1982 roku świadcząc kompleksowe usługi wsparcia i doradztwa z zakresu opłat drogowych, zwrotów podatkowych i rozwiązań paliwowych dla małych i dużych przewoźników. Zadzwoń do nas już dziś i porozmawiaj z naszymi specjalistami, w jaki sposób możesz ulepszyć swój biznes.