Zwrot akcyzy za diesel w 2024 krok po kroku

W bieżącym roku firmy z branży TSL w dalszym ciągu mogą ubiegać się o zwrot akcyzy za paliwo. To ważne narzędzie do kontroli kosztów operacyjnych, które pozwala na uzyskanie środków mogących być bazą do dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Aby jednak z nich skorzystać, warto zdawać sobie sprawę, jak wygląda taka procedura, jakie dokumenty są podczas niej potrzebne oraz jakie błędy można popełnić w trakcie realizacji.

Kto może ubiegać się o zwrot akcyzy?

W bieżącym roku o zwrot akcyzy na paliwo nadal mogą ubiegać się firmy, które spełniają określone wymogi prawne. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorstw z branży transportu, spedycji i logistyki (TSL), a także tych działających poza granicami Polski, ale posiadających flotę pojazdów zarejestrowanych w naszym kraju.

Z opcji zwrotu akcyzy paliwowej mogą skorzystać firmy świadczące usługi przewozu i zużywające olej napędowy na rzecz własnej działalności. Dotyczy to przedsiębiorstw, które posiadają flotę pojazdów ciężarowych o masie całkowitej przekraczającej 7,5 tony.

Aby móc wnioskować o taki zwrot, należy spełnić kilka wymogów:

• zarejestrowana działalność w Polsce – firma musi prowadzić działalność transportową na terenie Polski lub posiadać pojazdy zarejestrowane w kraju;
• odpowiednie parametry techniczne pojazdów – zwrot akcyzy przysługuje wyłącznie za paliwo zużyte w pojazdach spełniających określone normy ekologiczne, np. normę Euro 5 lub Euro 6;
• udokumentowanie zakupu paliwa – faktury VAT za ON muszą być w pełni udokumentowane i zarejestrowane.

Szczegółowe przepisy dotyczące zwrotu akcyzy na paliwo określa Ustawa o podatku akcyzowym z 2008 roku. Przepisy te można znaleźć w Dziale IV ww. aktu, który reguluje zasady zwrotu podatku dla paliw wykorzystywanych w transporcie.

Dokumenty niezbędne do uzyskania zwrotu akcyzy

Aby ubiegać się o zwrot akcyzy na paliwo w 2024 roku, należy zgromadzić i przedłożyć odpowiednie dokumenty, które potwierdzają prawo do tego zwrotu. Proces ten wymaga precyzyjnego i kompletnego przygotowania, aby uniknąć opóźnień lub odrzucenia wniosku. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis wszystkich niezbędnych dokumentów:

1. Wniosek o zwrot akcyzy
Wniosek jest podstawowym dokumentem, który należy złożyć, aby rozpocząć procedurę zwrotu. Musi on zawierać:

• dane identyfikacyjne firmy (nazwa, NIP, REGON, siedziba);
• dane dotyczące floty pojazdów, dla których ma być przyznany zwrot (numery rejestracyjne, typ pojazdu, dokumenty);
• okres, za który wnioskujemy o zwrot akcyzy (np. kwartał, półrocze, rok);
• szczegóły dotyczące paliwa (ilość zakupionego paliwa, miejsca zakupu).

2. Faktury VAT
Faktury VAT za zakup paliwa to ważne dokumenty, potwierdzające wydatek na paliwo objęte akcyzą. Każda z nich musi:

• być wystawiona na firmę ubiegającą się o zwrot;
• obejmować pełną nazwę i dane dostawcy paliwa;
• zawierać ilość zakupionego paliwa, cenę netto, brutto oraz kwotę zapłaconej akcyzy.

Dokumentacja musi być szczegółowa i nie może zawierać żadnych błędów. Faktury muszą być również zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

3. Dokumentacja techniczna pojazdów
W skład takiej dokumentacji wchodzą:

• dowody rejestracyjne pojazdów – kopie dowodów rejestracyjnych potwierdzające, że pojazdy są zarejestrowane w Polsce, a ich waga przekracza 7,5 tony;
• certyfikaty ekologiczne – dokumenty potwierdzające, że pojazdy spełniają normy emisji spalin (np. Euro 5, Euro 6), może to być homologacja lub inny certyfikat wydany przez właściwe organy;
• dokumentacja leasingowa – jeśli pojazdy nie są własnością podmiotu, który wnioskuje o przyznanie zwrotu akcyzy.

4. Ewidencja przejechanych kilometrów
Ewidencja przebiegu pojazdów jest dokumentem, który potwierdza, w jakim stopniu paliwo zostało zużyte w działalności gospodarczej. Musi ona zawierać:

• daty i trasy przejazdów;
• ilość przejechanych kilometrów;
• typ wykonywanej działalności (np. przewóz towarów na trasie międzynarodowej).

5. Oświadczenie o spełnieniu warunków do zwrotu akcyzy
Firma ubiegająca się o zwrot musi złożyć oświadczenie, że spełnia wszystkie warunki wynikające z przepisów prawa dotyczących zwrotu akcyzy. W oświadczeniu należy wskazać:

• rodzaj działalności (np. transport towarów lub przewóz pasażerów);
• potwierdzenie, że paliwo było wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej;
• potwierdzenie, że wszystkie pojazdy spełniają normy i wymagania dotyczące zwrotu akcyzy.

Terminy i procedury zwrotu akcyzy

Zwrot akcyzy za olej napędowy w 2024 roku jest procesem uregulowanym przepisami prawa, który wymaga przestrzegania konkretnych terminów i procedur. Aby uniknąć opóźnień i pomyłek, ważne jest, aby każda firma była zaznajomiona z formalnymi krokami i wymogami, jakie trzeba spełnić. Oprócz tego, w przypadku potrzeby, wsparcia mogą udzielić specjalistyczne podmioty zewnętrzne.

Standardowa procedura uzyskiwania zwrotu akcyzy za ON wygląda następująco:

1. Złożenie wniosku
Pierwszym krokiem w procedurze zwrotu akcyzy jest złożenie kompletnego wniosku do odpowiedniego organu skarbowego. Obecnie można to zrobić drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu ePUAP, lub w formie papierowej bezpośrednio w urzędzie skarbowym.

Wniosek można składać co kwartał, półrocze lub raz w roku. Najczęściej firmy korzystają z opcji kwartalnej, co pozwala na szybsze uzyskanie zwrotu środków. Termin na złożenie wniosku za dany okres wynosi do 30 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego (np. do 30 stycznia za IV kwartał).

2. Weryfikacja wniosku
Po złożeniu wniosku organ skarbowy przystępuje do jego weryfikacji. Proces ten polega na sprawdzeniu, czy wszystkie wymagane dokumenty zostały dostarczone i czy firma spełnia warunki formalne do zwrotu akcyzy. Weryfikacja obejmuje m.in. sprawdzenie poprawności faktur VAT czy ewidencji przebiegu pojazdów.

W przypadku stwierdzenia braków formalnych, urząd może wezwać do ich uzupełnienia. Wówczas etap rozpatrywania wydłuży się. Dlatego warto dbać o to, by dokumentacja była kompletna.

3. Decyzja o przyznaniu zwrotu
Po pomyślnym zakończeniu weryfikacji, urząd skarbowy wydaje decyzję o przyznaniu zwrotu akcyzy. Zawiera ona m.in.: kwotę zwrotu należnego firmie czy informację o terminie, w jakim środki zostaną przekazane na konto.

4. Możliwość odwołania
W przypadku, gdy urząd skarbowy odrzuci wniosek lub przyzna niższą kwotę zwrotu, firma ma prawo do odwołania się od tej decyzji. Należy to zrobić składając stosowny wniosek do organu drugiej instancji.

Proces ubiegania się o zwrot akcyzy może być skomplikowany, szczególnie dla firm, które realizują duże ilości transakcji paliwowych lub działają na rynku międzynarodowym. W takich przypadkach warto skorzystać z pomocy podmiotów zewnętrznych, które mogą wesprzeć firmę w całym procesie. Należą do nich m.in. przedsiębiorstwa doradcze, biura rachunkowe czy kancelarie prawne.

Najczęstsze problemy i jak ich unikać

Mimo że procedura zwrotu akcyzy na paliwo jest jasno określona, firmy ubiegające się o zwrot często napotykają różne problemy, które mogą opóźniać cały proces lub skutkować odmową zwrotu. Aby uniknąć takich trudności, warto znać najczęstsze przyczyny problemów i wiedzieć, jak im zapobiegać. Poniżej przedstawiamy kilka typowych przykładów oraz wskazówki, jak je rozwiązać.

* Brak pełnej dokumentacji
Jednym z najczęstszych problemów, z jakimi borykają się firmy, jest niekompletna dokumentacja załączona do wniosku o zwrot akcyzy. Często wynika to z braku szczegółowego zapoznania się z wymogami prawnymi. Na przykład, firmy mogą nie dostarczyć wszystkich faktur VAT za zakup paliwa lub pominą wymagane załączniki, takie jak potwierdzenia przejechanych kilometrów.

Aby uniknąć tego problemu, należy regularnie prowadzić ewidencję zakupów paliwa, faktur VAT, oraz przebiegu pojazdów. Warto także korzystać z narzędzi automatyzujących te procesy, które pomogą uniknąć przeoczeń. Przed samym złożeniem wniosku należy dokładnie sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są kompletne.

* Nieprawidłowe dane na fakturach VAT
Kolejnym problemem, który często powoduje odrzucenie wniosku o zwrot akcyzy, są nieprawidłowo wystawione faktury VAT. Mogą one zawierać błędne dane firmy czy numery rejestracyjne pojazdu. Najczęściej wynikają one z nieprawidłowego wprowadzenia danych przez dostawców paliwa lub z braku odpowiedniego nadzoru nad fakturami wewnątrz firmy.

Aby zapobiegać tego typu sytuacjom, przedsiębiorstwa powinny regularnie sprawdzać dokumenty pod kątem poprawności, zanim zostaną one przekazane do urzędu skarbowego. Automatyczne systemy zarządzania fakturami mogą pomóc w szybkim wychwyceniu błędów.

* Niespełnianie wymogów technicznych pojazdów
Kolejnym wyzwaniem, z którym mogą zmierzyć się firmy z branży TSL, jest niespełnianie wymogów technicznych przez pojazdy. Aby uzyskać zwrot akcyzy, samochody muszą spełniać określone normy emisji spalin (np. Euro 5, Euro 6). Problem ten wynika z faktu, że wiele firm z branży TSL wciąż posiada w swojej flocie pojazdy starsze.

* Problemy z terminowym złożeniem wniosku
Niewypełnienie wniosku w terminie lub opóźnienia w jego złożeniu to kolejny częsty problem, który może prowadzić do odrzucenia wniosku o zwrot. Dokumenty muszą być przekazywane zgodnie z harmonogramem. Większość opóźnień w ich składaniu wynika z braku organizacji w firmie czy problemów technicznych.

Tego typu przeszkody można zniwelować, ustalając wewnętrzne terminy przygotowania i realizacji wniosków, a także ustawiając automatyczne przypomnienia o zbliżającej się dacie kontaktu z urzędem.

Zdajemy sobie sprawę, że proces uzyskiwania zwrotu akcyzy za diesel jest skomplikowany i wymaga skompletowania dużej ilości dokumentów. Dlatego, jako przedsiębiorstwo specjalizujące się we wsparciu branży TSL, świadczymy usługi z myślą o właścicielach i kierowcach pojazdów działających na trasach międzynarodowych. Wnioskujemy o zwrot akcyzy z:

• Belgii;
• Francji;
• Hiszpanii;
• Włoch;
• Węgier;
• Słowenii.

Vialtis od 1982 roku utrzymuje długofalowe relacje biznesowe z małymi i dużymi przewoźnikami. Dzięki naszemu profesjonalizmowi i doświadczeniu jesteśmy w stanie zaoferować rozwiązania sprzyjające oszczędnościom. Sprawdź naszą ofertę wsparcia w procesie zwrotów podatkowych!