Jak wypełnić wniosek o zwrot podatku akcyzowego?

Branża transportu, spedycji i logistyki ponosi wysokie koszty związane z zakupem paliwa, zwłaszcza podczas realizacji przewozów międzynarodowych. Na szczęście firmy TSL mogą ubiegać się o zwrot podatku akcyzowego za m.in. olej napędowy zakupiony w niektórych krajach Unii Europejskiej. Aby jednak proces ten przebiegł sprawnie, niezbędne jest prawidłowe przygotowanie dokumentacji. Z tego artykułu dowiesz się, jak zrobić to porządnie i szybko nadać bieg sprawom niecierpiącym zwłoki.

W jaki sposób wypełnić dokumentację do wniosku o zwrot akcyzy paliwowej?

Aby ubiegać się o zwrot akcyzy paliwowej, przedsiębiorstwo transportowe musi zgromadzić i wypełnić zestaw niezbędnych dokumentów. Choć wymagania mogą się nieznacznie różnić w zależności od kraju, w większości przypadków najważniejsze elementy dokumentacji to:

• wniosek o zwrot akcyzy – formularz specyficzny dla danego kraju, który należy wypełnić zgodnie z wytycznymi tamtejszego urzędu skarbowego;

• faktury za paliwo – muszą zawierać pełne dane firmy, numer NIP (lub jego odpowiednik), ilość zakupionego paliwa oraz kwotę zapłaconej akcyzy;

• dokumenty rejestracyjne pojazdów – potwierdzające, że pojazdy wykorzystywane do transportu należą do firmy składającej wniosek;

• zaświadczenie o działalności gospodarczej – niezbędne do wykazania, że firma jest zarejestrowana w sektorze transportowym;

• karty paliwowe (jeśli były używane) – raporty z ich użycia, które ułatwiają identyfikację zakupów paliwa.

Najczęstsze błędy w dokumentacji

Błędnie wypełniona dokumentacja może wydłużyć proces zwrotu podatku lub doprowadzić do odrzucenia wniosku. Do najczęstszych błędów należą:

• brak pełnych danych na fakturach (np. pominięcie numeru rejestracyjnego pojazdu);

• niezgodność między danymi na fakturze a informacjami zawartymi w dokumentach rejestracyjnych firmy;

• niepoprawne wypełnienie formularza wniosku – różnice między wymaganiami poszczególnych krajów sprawiają, że warto skonsultować dokumenty ze specjalistą.

Jak skrócić czas oczekiwania na zwrot?

Aby uniknąć zbędnych opóźnień, warto:

• sprawdzać poprawność faktur już w momencie ich wystawienia;

• prowadzić szczegółową ewidencję zakupów paliwa, co ułatwia kompletowanie dokumentacji;

• korzystać z usług firm specjalizujących się w odzyskiwaniu zwrotów akcyzy – znają one procedury poszczególnych krajów i mogą znacznie przyspieszyć proces.

Gdzie należy dostarczyć dokumenty i w jakim terminie?

Proces ubiegania się o zwrot podatku akcyzowego za paliwo wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania dokumentacji, ale także jej terminowego dostarczenia do właściwych organów. Każdy kraj Unii Europejskiej określa własne procedury i terminy składania wniosków, dlatego ważne jest, aby firmy transportowe znały właściwe instytucje oraz obowiązujące regulacje.

Gdzie należy składać dokumenty?

Dokumenty związane z wnioskiem o zwrot akcyzy paliwowej należy dostarczyć do odpowiednich urzędów skarbowych w kraju, w którym dokonano zakupu paliwa. W większości przypadków są to:

• Krajowe urzędy skarbowe

Każdy kraj posiada dedykowane departamenty zajmujące się zwrotem podatku akcyzowego dla firm zagranicznych. Przykładowo: Francja – Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI), Belgia – FOD Financiën (FPS Finance), Włochy – Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.

• Elektroniczne portale podatkowe

Niektóre kraje umożliwiają składanie wniosków online, co przyspiesza cały proces. Na przykład w Belgii i Hiszpanii firmy mogą składać wnioski przez systemy elektroniczne odpowiednich urzędów.

• Biura pośredniczące w zwrotach akcyzy

Firmy TSL mogą korzystać z usług profesjonalnych doradców podatkowych, którzy składają wnioski w imieniu klienta. Jest to szczególnie przydatne w przypadku przedsiębiorstw operujących w wielu krajach UE.

Jakie terminy obowiązują?

Każde państwo określa własne terminy na składanie wniosków o zwrot akcyzy. W większości przypadków obowiązują następujące zasady:

• Roczne okresy rozliczeniowe

W większość krajów przyjmuje wnioski za cały rok kalendarzowy, a ich składanie odbywa się w pierwszych miesiącach kolejnego roku. Na przykład: Francja – do 30 czerwca roku następującego po roku zakupu paliwa, Belgia – do 30 września roku następującego po roku zakupu.

• Kwartał lub półrocze

Niektóre kraje pozwalają na składanie wniosków w krótszych okresach, co umożliwia szybszy zwrot środków. 

• Okresy specjalne

Są państwa, które mają specyficzne terminy, które mogą różnić się w zależności od rodzaju pojazdów lub ilości zakupionego paliwa.

Konsekwencje nieterminowego złożenia dokumentów

Nieprzestrzeganie terminów skutkuje odrzuceniem wniosku i utratą możliwości odzyskania podatku. W niektórych krajach można ubiegać się o przedłużenie terminu, ale wymaga to dodatkowych formalności i nie zawsze jest akceptowane.

Jak uniknąć opóźnień?

Aby uniknąć problemów związanych z terminowością, warto:

• monitorować obowiązujące terminy w poszczególnych krajach;

• regularnie zbierać i archiwizować faktury oraz inne dokumenty;

• korzystać z usług firm specjalizujących się w odzyskiwaniu zwrotów akcyzy, które dbają o prawidłowe i terminowe składanie wniosków.

Kto może złożyć dokumenty?

Proces ubiegania się o zwrot akcyzy paliwowej jest dostępny dla określonych podmiotów i osób, które spełniają wymagania prawne danego kraju. Nie każdy przedsiębiorca może złożyć taki wniosek, a w niektórych przypadkach konieczne jest działanie przez upoważnionego pełnomocnika. 

Firmy transportowe

Podstawowymi podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o zwrot akcyzy paliwowej są firmy działające w branży TSL, które wykorzystują paliwo do celów transportowych. Dotyczy to:

• przewoźników drogowych – firmy świadczące usługi transportu towarowego lub pasażerskiego w Unii Europejskiej;

• operatorów flot pojazdów ciężarowych – przedsiębiorstwa dysponujące flotą pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 7,5 tony;

• firm autokarowych i autobusowych – przewoźnicy świadczący usługi transportu osób na trasach krajowych i międzynarodowych.

Warunkiem koniecznym jest prowadzenie działalności gospodarczej w sektorze transportowym oraz posiadanie odpowiedniej dokumentacji pojazdów (np. dowody rejestracyjne potwierdzające wykorzystanie pojazdu do działalności przewozowej).

Właściciele firm transportowych

Wniosek o zwrot akcyzy może zostać złożony bezpośrednio przez właściciela przedsiębiorstwa transportowego, jeśli działa on jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Musi on jednak posiadać wszelkie wymagane dokumenty oraz spełniać warunki określone przez dany kraj.

Pełnomocnicy podatkowi i firmy pośredniczące

Nie wszystkie firmy transportowe decydują się na samodzielne składanie wniosków. Proces zwrotu akcyzy jest skomplikowany i różni się w zależności od kraju, dlatego często przedsiębiorcy korzystają z usług profesjonalnych pośredników. Mogą to być:

• pełnomocnicy podatkowi – osoby lub firmy specjalizujące się w odzyskiwaniu podatków, które działają na podstawie pisemnego pełnomocnictwa udzielonego przez firmę transportową;

• biura rachunkowe obsługujące branżę TSL – posiadające doświadczenie w międzynarodowym prawie podatkowym i prowadzące rozliczenia w imieniu klientów;

• specjalistyczne firmy zajmujące się zwrotem akcyzy – obsługujące przewoźników na terenie całej Unii Europejskiej, które mają wiedzę o procedurach obowiązujących w poszczególnych krajach i pomagają w przyspieszeniu procesu zwrotu.

Wybór pośrednika jest korzystny zwłaszcza dla firm, które operują w wielu krajach UE i muszą składać wnioski w różnych urzędach skarbowych.

Jeśli szukasz najlepszego wsparcia w tej kwestii, sprawdź ofertę Vialtis. Jesteśmy marką, która działa na rynku od 1982 roku, wspierając firmy z branży transportowej nie tylko w kwestii podatku akcyzowego, ale również VAT, uiszczania opłat drogowych czy doradztwa w kontekście najlepszych rozwiązań paliwowych. Zadzwoń do nas i umów się na konsultacje, jeśli nie możesz samodzielnie skompletować potrzebnej dokumentacji lub nie masz na to czasu.

Kierowcy firm transportowych – tylko w wyjątkowych przypadkach

W niektórych krajach przewoźnicy mogą upoważnić swoich kierowców do zbierania faktur paliwowych oraz składania wstępnych wniosków o zwrot akcyzy. Jednak to rzadko praktykowane rozwiązanie, ponieważ wymaga ono dokładnej znajomości procedur i często końcowe formalności muszą zostać dopełnione przez właściciela firmy lub pełnomocnika.

Na jakiej podstawie można złożyć wniosek?

Złożenie wniosku o zwrot akcyzy odbywa się na podstawie:

• dowodu rejestracyjnego firmy – potwierdzającego działalność transportową;

• dowodów zakupu paliwa – w postaci faktur i wyciągów bankowych;

• upoważnienia do działania w imieniu firmy – w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika lub pośrednika;

• dokumentacji rejestracyjnej pojazdów – wykazującej, że pojazdy są wykorzystywane do działalności transportowej.

Ile czeka się na decyzję i od czego ona zależy? 

Czas oczekiwania na decyzję o zwrocie podatku akcyzowego za paliwo różni się w zależności od kraju, w którym składany jest wniosek. W większości przypadków proces trwa od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Przedsiębiorcy z branży transportowej powinni być świadomi czynników, które wpływają na długość tego okresu oraz możliwości jego skrócenia.

Średni czas oczekiwania na decyzję

Przeciętny czas rozpatrzenia wniosku o zwrot akcyzy paliwowej w poszczególnych krajach UE wynosi:

• Francja – od 3 do 6 miesięcy;

• Belgia – około 6 miesięcy;

• Włochy – od 5 do 12 miesięcy;

• Hiszpania – od 1 do 2 miesięcy;

• Węgry – do 6 miesięcy.

Należy jednak pamiętać, że podane terminy są orientacyjne i mogą ulec zmianie w zależności od obciążenia urzędów oraz kompletności złożonych dokumentów.

Czynniki wpływające na czas wydania decyzji

Czas oczekiwania na decyzję zależy od wielu czynników, w tym:

• kompletności wniosku – jeśli dokumentacja jest poprawna i nie wymaga uzupełnień, urząd skarbowy może szybciej przeprowadzić proces weryfikacji (braki w dokumentach mogą wydłużyć czas oczekiwania nawet o kilka miesięcy);

• liczby złożonych wniosków – w szczytowych okresach, takich jak początek roku kalendarzowego, urzędy mogą być przeciążone, co powoduje opóźnienia;

• procedur administracyjnych w danym kraju – niektóre państwa mają bardziej skomplikowane procesy zatwierdzania zwrotów podatku, co wydłuża czas ich rozpatrywania;

• weryfikacji przez urząd skarbowy – w niektórych przypadkach urząd może przeprowadzić dodatkową kontrolę dokumentów lub zażądać dodatkowych informacji, co może wydłużyć procedurę;

• sposobu składania wniosku – wnioski składane elektronicznie są często rozpatrywane szybciej niż te składane w formie papierowej.

Czy da się skrócić czas oczekiwania?

Choć czas rozpatrywania wniosków jest uzależniony od procedur danego kraju, istnieją sposoby na jego skrócenie:

• dokładne przygotowanie dokumentów – upewnienie się, że wszystkie wymagane dokumenty są kompletne i poprawne, znacznie zmniejsza ryzyko opóźnień;

• korzystanie z elektronicznych systemów składania wniosków – w krajach, gdzie jest to możliwe, składanie dokumentów online może przyspieszyć cały proces;

• złożenie wniosku jak najwcześniej – unikanie składania wniosków w okresach największego obciążenia urzędów (np. na początku roku) może skrócić czas oczekiwania;

• korzystanie z usług pośredników – firmy zajmujące się zwrotami akcyzy mają doświadczenie w składaniu wniosków i często są w stanie przyspieszyć procedurę dzięki znajomości lokalnych regulacji oraz kontaktom w urzędach. Vialtis oferuje dodatkowo opcję przyspieszonego zwrotu akcyzy - akcyza za olej napędowy jest przedpłacana, jeśli spełnione są wymogi stawiane dokumentom.

Co zrobić w przypadku opóźnień?

Jeśli urząd nie wyda decyzji w przewidzianym terminie, przedsiębiorca może:

• skontaktować się z odpowiednim organem w celu uzyskania informacji o statusie wniosku;

• sprawdzić, czy nie zostały wysłane dodatkowe wezwania do uzupełnienia dokumentów;

• w niektórych krajach możliwe jest formalne ponaglenie urzędu, jeśli termin rozpatrzenia wniosku został znacznie przekroczony.

Zadzwoń do nas i umów się na konsultację, jeśli nie możesz samodzielnie skompletować potrzebnej dokumentacji lub nie masz na to czasu.