Zwrot VAT-u to spory zastrzyk gotówki, zwłaszcza dla firm transportowych, które świadczą usługi za granicą. Mogą one przeznaczyć odzyskane środki na rozwój floty, szkolenia pracownicze bądź ekspansję na kolejne rynki. Aby to jednak mogło się stać, należy dopełnić wszelkich formalności w określonych terminach. Jak walczyć z biurokracją VATowską? Czy samochody ciężarowe również można odliczyć? Na te pytania odpowiedzi znajdziesz w niniejszym artykule, do którego lektury zachęcamy w szczególności właścicieli firm z branży TSL.
Jakie są warunki odliczania VAT-u od kosztów firmy spedycyjnej?
Firma spedycyjna to przedsiębiorstwo, które pośredniczy w transporcie towarów na rzecz innych podmiotów. Nie zajmuje się ona bezpośrednio przewozem towarów, ale zleca to zadanie wyspecjalizowanym firmom transportowym. Do jej obowiązków należy m.in.:
- Znalezienie odpowiedniego przewoźnika
Musi ona wybrać przewoźnika, który będzie w stanie zrealizować transport zgodnie z wymaganiami klienta, biorąc pod uwagę takie czynniki jak cena, czas transportu, rodzaj towaru i trasa przewozu.
- Zawarcie umowy z przewoźnikiem
Zawiera umowę z przewoźnikiem, w której określa warunki transportu, takie jak cena, termin dostawy, odpowiedzialność za szkody i sposób płatności.
- Monitorowanie transportu
Monitoruje transport towaru i informuje klienta o jego przebiegu.
- Załatwianie formalności
Może również załatwiać formalności związane z transportem, takie jak ubezpieczenie towaru, dokumenty celne i zgłoszenia do urzędów.
Działalność firmy spedycyjnej w Polsce reguluje ustawa z dnia 4 lipca 2006 r. o usługach transportowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1345). Ustawa ta określa m.in.: warunki prowadzenia przedsiębiorstwa, obowiązki oraz prawa klienta. Firma spedycyjna może odliczyć VAT od kosztów związanych z prowadzoną działalnością, jeśli spełnione są następujące warunki:
- faktura VAT – koszty muszą być udokumentowane fakturą VAT wystawioną przez kontrahenta;
- związek z działalnością – koszty muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością spedycyjną;
- korekty VAT – firma spedycyjna musi opłacać podatek VAT od swoich usług.
Przykładowe koszty obejmują m.in. opłaty za transport, które płacone są przewoźnikowi, składki ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody w transporcie, samochodowy firmowe czy koszty czynszu i mediów za biuro stacjonarne.
Biurokracja a odliczanie VAT
Odliczanie VAT-u przez firmy spedycyjne może być utrudnione przez skomplikowane procedury i nadmiar formalności. Najbardziej problematyczna jest treść aktów prawnych regulujących kwestie podatkowe. Są one zbyt obszerne, aby móc z łatwością wyłowić z nich najważniejsze informacje. Do tego dochodzi skomplikowany język urzędowy, duża ilość poprawnie wypełnionych dokumentów (w tym umów z przewoźnikami, listów przewozowych czy dokumentów celnych).
Ponadto, problemem w niektórych przypadkach może być dotrzymanie terminów urzędowych oraz kontakt z poszczególnymi instytucjami oraz ich pracownikami. Samo prawo zmienia się również na tyle często, iż wymusza na pracodawcach stałe monitorowanie aktów prawnych oraz aktualizację wiedzy.
Szczególnie skomplikowaną kwestią mogą być zwroty VAT-u w momencie, gdy dana firma świadczy usługi za granicą. Wówczas skrupulatność wypełniania dokumentów musi być jeszcze większa. Wszelkie faktury powinny zawierać dane wystawcy i odbiorcy, nazwę i ilość towarów lub usług, kwotę VAT-u oraz numer NIP/VAT obu stron. Ponadto, firma musi posiadać numer NIP/VAT w kraju, w którym świadczy usługi. Numer ten jest niezbędny do wystawiania faktur VAT i rozliczania podatku.
Pomóc w przełamywaniu biurokratycznego impasu może m.in.:
- oprogramowanie do fakturowania – istnieje wiele programów do fakturowania, które automatycznie generują faktury VAT z odpowiednio wypełnionymi polami;usługi doradztwa podatkowego – doradcy podatkowi mogą pomóc firmom spedycyjnym w zrozumieniu przepisów dotyczących VAT-u i prawidłowym rozliczeniu podatku;
- szkolenia – firmy spedycyjne mogą organizować szkolenia dla swoich pracowników z zakresu rozliczania VAT-u.
Mimo utrudnień, odliczanie VAT-u jest dla firm spedycyjnych bardzo ważne, ponieważ pozwala im na obniżenie kosztów prowadzenia działalności. Warto więc poświęcić czas i wysiłek na to, aby opanować procedury, dzięki którym będzie możliwe odzyskanie części pieniędzy i wykorzystanie ich np. do rozwoju floty pojazdów.
Dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z wyspecjalizowanych firm zewnętrznych, zajmujących się zwrotami podatkowymi dla sektora TSL. Posiadają one niezbędne doświadczenie i wiedzę, która umożliwia szybkie działanie zarówno dużym, jak i małym przedsiębiorstwom.
Samochody ciężarowe a odliczanie VAT
Samochody ciężarowe odgrywają kluczową rolę w działalności firm spedycyjnych, umożliwiając im realizację usług transportu towarów. W kontekście podatku od towarów i usług (VAT), kwestia odliczenia podatku od ich zakupu wiąże się z szeregiem regulacji i uwarunkowań.
Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, wykorzystywanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku samochodów ciężarowych, odliczenie VAT-u jest możliwe, jeżeli spełnione są następujące warunki:
- Samochód ciężarowy jest wykorzystywany do celów działalności gospodarczej
Pojazd musi być faktycznie i trwale wykorzystywany w ramach prowadzonej działalności spedycyjnej. Wykluczone jest odliczenie VAT-u od pojazdów wykorzystywanych do celów prywatnych.
- Samochód ciężarowy spełnia definicję ustawową
Ustawa o VAT definiuje samochód ciężarowy jako pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony.
- Posiadanie faktury VAT
Do odliczenia VAT-u niezbędna jest faktura VAT z odpowiednio wypełnionymi polami.
Samochody ciężarowe, spełniające definicję z ustawy o VAT, stanowią środki trwałe w rozumieniu ustawy. Oznacza to, że ich wartość początkowa podlega amortyzacji, co pozwala na rozłożenie wydatku na zakup pojazdu w czasie.
Oprócz przepisów dotyczących VAT-u i podatku dochodowego, samochody ciężarowe podlegają również innym regulacjom prawnym i skarbowym, takim jak:
- Ustawa Prawo o ruchu drogowym
Ustawa ta określa m.in. warunki techniczne, jakie muszą spełniać samochody ciężarowe, oraz zasady poruszania się nimi po drogach publicznych.
- Ustawa o ubezpieczeniach obowiązkowych, ubezpieczeniach komunikacyjnych i Funduszu Ubezpieczeń Komunikacyjnych
Akt prawny nakazuje posiadanie ubezpieczenia OC dla każdego samochodu ciężarowego.
- Ustawa o tachografach
Reguluje kwestie związane z rejestrowaniem czasu pracy i odpoczynku kierowców samochodów ciężarowych.
Jeśli szukasz pomocy w kwestiach zwrotu VAT, możesz skorzystać z wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych. Dysponują one odpowiednimi zasobami i wiedzą, która pozwala na skuteczną współpracę z różnymi instytucjami państwowymi.
Najlepszym przedsiębiorstwem na rynku zajmującym się m.in. zwrotami VAT-u i akcyzy jest VIALTIS.
Jesteśmy w pełni niezależną grupą współpracującą wyłącznie z podmiotami zajmującymi się międzynarodowym transportem towarów. Od 1982 roku utrzymujemy długofalowe relacje biznesowe z małymi i dużymi przewoźnikami dzięki profesjonalizmowi, doświadczeniu i umiejętności oferowania klientom rozwiązań sprzyjających oszczędnościom. Sprawdź również inne nasze usługi, w tym uiszczanie opłat drogowych i za tunele oraz rezerwację promów.
Źródło:
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-transport-wewnatrzwspolnotowy-i-miedzynarodowy-a-podatek-vat